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Ⅰ 協会事務局が直面する問題 |
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１
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会員店から協会事務局に電話で問い合わせがあっても、担当者以外のスタッフでは即答できない状況にあり、お役所仕事になりがちなので、早急にこの状態を解決する必要があった。 |
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２
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事務局職員の事業のプレゼンテーション技術、事業を推進するための専門的な能力が不足しており、事務局が会員店に信頼されるにはスキルアップの問題があった。 |
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３
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事業内容が農水省からの通達文を利用し、役所言葉でまとめられていたため、会員店の方で事業を理解することが難しかった。 |
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Ⅱ 主な要因 |
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１
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事務局スタッフの方で、会員店の現場のニーズが正しく把握されていないため、事務局スタッフの個人的な関心事で事業内容が決められていることに原因があった。 |
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２
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事務局スタッフ間のコミュニケーションが上手く行っていない。合わせて、事務局の組織体制が個人、個人で括られており、組織の力を発揮できる態勢になっていなかった。
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３
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事務局スタッフの専門的な技術が不足している。協会が委嘱した経営コンサルタントの技術の一部を真似たりして事業を進めるなど、事業を推進するための専門的な知識、技術の教育を受けておらず事務局スタッフの専門的な能力が不足していた。 |
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Ⅲ その対策の立案と実行 |
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１
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ペアーによる事業の推進。 |
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２
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事業の企画立案、及び、事業の推進は参画型で進める。 |
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３
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事業の実施要領は、役所言葉を止め、会員店の現場の言葉で作成する。 |
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４
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事業の実施要領は、簡単に取り外しができるようにして、地方の協会支部や会員店の方から申し込みをする場合や結果の報告をする場合に、必要な事務書類、事務処理を簡単にできるように工夫した。 |
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５
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ＯＪＴの強化とoffＪＴの推進による事務局スタッフの専門的なスキルアップ。 |
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Ⅳ 事務局の業務改善の成果 |
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１
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事業をペアで進めることによって縦横のコミュニケーションが上手く取れ、合わせて、全員で協議し作り上げた事業実施要領を活用してＯＪＴを推進することによって、不得意な事業であっても短期間で腕前を上げることができた。 |
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２
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今まで、事業の申し込み、結果の報告の事務処理が複雑で書き方が分からなかったりして大変だったが、事業の実施要領を使いやすく工夫したため、分かりやすく簡単に短時間で処理できるようになった。 |
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３
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事業を組み立てる時には、従来からのやり方を改善した。事業の企画立案をする場合には、参画型で進めることにした。つまり農林水産省の担当官、協会執行部役員、協会事務局スタッフが同じテーブルについて、定期的に時間を取って十分に協議して会員企業のニーズを反映させた、会員店の言葉で事業内容の素案を作ることにした。この時を境に、役所言葉の事業推進が次第に無くなっていった。役所言葉が多い事業推進が一掃できた。 |
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４
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一人ひとりのモチベーションが高まり、先ずはじめに会員会社に喜ばれる事業への取り組み方を考えるようになり、事務局の職場体質が良くなってきた。 |
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５
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事務局スタッフの日々の仕事を分析すると、ムリ、ムダ、ムラが少なくなった。 |
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